Un univers professionnel de plus en plus interconnecté présente de multiples avantages, mais également des risques potentiels pour les voyageurs d’affaires de plus en plus nombreux.

Voyagez intelligemment

Vous devez vous assurer que vos collaborateurs disposent d’informations et de numéros de téléphone d’urgence afin de contacter facilement le service d’assistance locale en cas de besoin à l’étranger. Transmettre des informations spécifiques au lieu de destination à vos collaborateurs leur permettra d’appréhender convenablement l’ensemble des menaces qu’ils peuvent rencontrer lorsqu’ils sont sur place, déclare Carolyn Pearson, fondatrice de Maiden Voyage, un réseau dédié aux voyageuses d’affaires. « Les petites entreprises peuvent rencontrer des difficultés à recueillir l’ensemble des informations propres à un lieu lorsqu’elles ne collaborent pas avec une grande société spécialisée dans la gestion des risques liés aux voyages. Elles peuvent toutefois s’appuyer sur certaines ressources telles que le Ministère des Affaires Etrangères, les guides de voyage et les connaissances de leur personnel », ajoute-t-elle. « Les entreprises françaises font de plus en plus voyager leurs collaborateurs vers des destinations peu fréquentées et elles ont besoin à ce titre d’une assurance globale, d’une assistance d’urgence et médicale 24h/24 et 7 jours sur 7 ainsi que d’une technologie qui leur permet de garder le contrôle », explique Stéphane Baj, directeur Assurances de Personnes pour la région EMEA chez ACE « La nouvelle application pour smartphones de ACE, ACE Travel Smart, récapitule tous les éléments de l’offre de déplacement professionnel de ACE, permet aux employeurs de respecter leur obligation d’assistance et met des renseignements à disposition de leurs collaborateurs pour les aider à assurer leur sécurité lorsqu’ils sont sur place. »

Soyez prudent

Il faut être conscient qu’il existe souvent des différences en matière d’environnement, de culture et de populations entre votre lieu de destination et le pays où vous vivez. Ne vous présentez pas comme une cible, conseille Johny Infante, Responsable Commercial en Assurances de Personnes chez ACE en France. « Avant de partir, demandez-vous s’il est judicieux de voyager avec une valise de couleurs vives si facilement repérable sur le tapis à bagages ou s’il est opportun de porter une montre de luxe. Au regard des événements que nous pouvons constater, certains voyageurs ne se montrent bien souvent pas aussi prudents qu’ils le seraient s’ils se déplaçaient dans leurs propres ville ou quartier. »

Adaptez votre voyage

Les employeurs devraient être sensibles aux besoins individuels de leurs collaborateurs en déplacement en passant en revue, par exemple, les polices que proposent les fournisseurs d’hébergement pour les femmes d’affaires voyageant seules, souligne Carolyn Pearson. « Les études que nous avons menées quant aux agressions de femmes dans des chambres d’hôtel révèlent que les hôtels cinq étoiles ne sont pas forcément plus sûrs que les hôtels deux étoiles », affirme-t-elle. « Il ne faut pas imaginer que plus vous dépensez, plus vous assurez la sécurité de vos collaborateurs, car il a été prouvé que ce n’est pas toujours le cas ». « S’adapter aux attentes et comportements différents est un défi que doivent relever de nombreuses entreprises pour tirer le meilleur parti de leurs collaborateurs lorsqu’ils sont en déplacement », convient Paul Wait, PDG de GTMC, la principale association professionnelle britannique dédiée aux agences de voyages d’affaires.

Regardez au-delà des coûts

« Même si les multinationales surveillent les dépenses de près dans le contexte actuel, elles doivent prouver qu’elles prennent les mesures nécessaires pour respecter leur obligation d’assistance envers leurs collaborateurs à l’échelle de l’entreprise et de leurs filiales », explique Johny Infante. « Et il n’existe bien souvent pas de système de case à cocher pour ce type de besoin. » Toutefois, déployer un programme au niveau du groupe leur permettrait d’appréhender sereinement les défis en matière d’obligation d’assistance, mais également en termes de cohérence et d’étendue de couverture tout en assurant un service coordonné et une gestion cohérente des réclamations.

Redoublez de précaution

« Il ne faut pas imaginer qu’une seule police globale souscrite par votre société mère sera en permanence suffisante pour couvrir les besoins de vos collaborateurs en matière d’accidents et de voyages d’affaires », conseille Stéphane Baj. « La complexité de la réglementation internationale implique qu’une seule police globale est peu susceptible de proposer la couverture complète qu’attendent les collaborateurs et que les employeurs sont tenus de fournir », prévient-il.

« En même temps, un ensemble hétéroclite de polices gérées localement peut aboutir à des disparités de couverture et pourrait ne pas répondre aux besoins plus larges découlant du droit international en matière d’obligation d’assistance et d’exigences de responsabilité sociale des entreprises. » ■